Quatro passos para garantir o sucesso de um projeto de TI

Projetos, por vezes, saem dos trilhos. É quase uma regra. Mas é sempre possível reduzir o número de projetos com problemas insolúveis.

A despeito de muitos fatores afetarem o sucesso de um projeto,os fracassados muitas vezes decorrem de planejamentos falhos, que deixam de considerar restrições básicas. Em TI, restrições nas seguintes áreas:

Habilidades específicas – Todo planejamento deve considerar a disponibilidade de habilidades de alta demanda. Um varejista integrante da lista de 500 maiores empresas da Fortune precisava reconstruir quase todas as aplicações em uso. Inicialmente, o plano parecia agressivo, mas alcançável. Uma análise mais profunda, porém, revelou falhas de pessoal significativas. Nove pessoas-chave, incluindo arquitetos e gerentes de projeto, receberam atribuições em excesso, em mais de um projeto. Evite isso, verificando a disponibilidade de pessoal, mesmo que as habilidades específicas sejam necessárias só por um tempo limitado. Isso parece óbvio, mas muitas vezes é ignorado.

Cultura – Os planos devem acomodar culturas distintas de uma organização. Uma empresa global com centenas de pequenos escritórios autônomos não levou em conta a independência desses escritórios ao implantar o help desk corporativo centralizado. Os escritórios não viam valor no help desk e o ignoravam.

Gestores de projeto têm o hábito de ignorar a cultura organizacional por sua conta e risco.

Capacidade de entrega – Toda organização de TI tem limitações impostas pela infraestrutura. Uma fabricante de alimentos, também integrante da lista de 500 maiores empresas da Fortune, decidiu mudar toda a sua força de vendas direta e, simultaneamente, todo o seu mix de produtos e instrumentos de crédito. Infelizmente, seus sistemas caseiros foram inflexíveis. Velhos e mal documentados, transformaram-se em legado de difícil atualização. A equipe de planejamento de TI se recusou a incluir melhorias, apesar dos muitos protestos. Incapaz de tomar decisões ou despachar produtos por seis semanas, a empresa quase saiu do negócio.

Orçamentos – Planejamentos que ignoram restrições orçamentárias estão condenados. Um CIO era obrigado a realizar oito grandes projetos em paralelo, embora não tivesse gestores suficientes. Seus pedidos de contratação de pessoal adicional ou de adiamento eram sempre negados. O pessoal de TI, agora desmoralizado, foi forçado a trabalhar em planos considerados inviáveis. Resultado: muitos decidiram procurar outras oportunidades de emprego.

Falhas de planejamento são frequentemente o resultado de fraquezas das empresas. Pressão de gestão é uma das fraquezas mais comuns. Inexperiência é outra. Equipes de planejamento precisam ter participantes experientes suficientes para garantir que os prazos serão realistas e que as restrições e os riscos, levados em conta.