O desafio da sincronização e compartilhamento de dados corporativos

Áreas de TI devem criar soluções simples para que os funcionários possam acessar dados sem deixar de lado orientações e políticas de

O crescimento acelerado da geração de conteúdo e de dados, muitos dos quais não estruturados, tornou-se um dos maiores motivos para a adoção da infraestrutura em nuvem. Uma vez analisados, esses ativos geram valor e podem revelar inteligências que, quando aplicadas às decisões de negócios, fazem diferença significativa para os resultados da empresa. No entanto, esse crescimento é acompanhado de um imenso volume e variedade de dados que podem ir além da capacidade de infraestrutura existente, causando ‘dores de cabeça’ para gerentes de TI e seus orçamentos.

Muitas organizações adotaram a infraestrutura em nuvem como forma de amenizar as questões de capacidade e custos associados ao crescimento de dados e conteúdos não estruturados. Apesar do modelo de entrega em nuvem escolhido, ou do mix de modelos, se eventualmente acabarem optando por nuvens (privadas ou públicas) é certo que as companhias darão alta prioridade à escolha de um provedor de serviços em nuvem que desenvolva sua infraestrutura e serviços sobre plataformas que possam garantir altos níveis de serviço e tecnologias e que possam oferecer acesso rápido e confiável a todos os dados, quando e onde forem necessários.

Ainda assim, a necessidade de acesso seguro e confiável torna-se ainda mais crítica levando-se em consideração as necessidades da equipe consumerizada de hoje, aliadas às demandas em termos de segurança ecompliance da TI corporativa. À medida que a velocidade com que fazemos negócios se acelera, os usuários passam cada vez mais a tomar os assuntos em suas próprias mãos, utilizando seus próprios dispositivos e aplicativos de uso pessoal para o compartilhamento de arquivos, sem esperar a permissão da área de TI. Para os funcionários, a possibilidade de acessar a informação de que precisam, no formato em que precisam, quando e onde precisam – esteja ela armazenada internamente ou externamente – pode representar a diferença entre sucesso e fracasso.

Os riscos de se incorporar esses serviços ao ambiente corporativo são evidentes: vazamento de dados e perda de propriedade intelectual, violação de compliance regulatória para confidencialidade e retenção, e exposição de redes corporativas a ameaças externas. Além disso, esses serviços não deixam espaço para controle ou visibilidade no ambiente de compartilhamento, causando desafios significativos para os departamentos de TI que têm a tarefa de auditar o fluxo de conteúdo dentro e fora de suas redes corporativas.

Em resposta a tudo isso, tem-se esperado dos profissionais de TI algo praticamente impossível: ajudar os funcionários a acessarem os arquivos de que eles necessitam para trabalhar, a partir de qualquer dispositivo, a qualquer hora, mas de maneira que garanta a segurança, a visibilidade e o controle que a TI corporativa demanda e os padrões de informação que requerem.

Devolvendo o controle para a TI: considerações para a compra de soluções “sync and share” corporativas
A resposta a esse problema não é a aplicação de políticas duras e inflexíveis, já que, dessa forma, os usuários apenas encontrarão outra maneira improvisada de conseguir os dados de que precisam para gerar produtividade. Departamentos de TI devem providenciar soluções para que os funcionários possam ter acesso aos dados quando precisarem deles, de forma simples e eficiente, sem deixar de cumprir as orientações e políticas de TI.

Essa mudança trazida pelo BYOD levou à popularização das ferramentas de sincronização e compartilhamento baseadas na nuvem, como o DropBox e o Box. E novas companhias com histórico de soluções em nuvem e virtualização sync and share entram no mercado todos os dias. Na verdade, um relatório recente da IDC estima que o mercado atinja R$ 20 bilhões até 2015.

Com todas as escolhas disponíveis hoje, como uma organização pode saber o que é certo, tanto para seus negócios quanto para seus funcionários?

Aqui estão algumas considerações importantes para compra de soluções corporativas sync and share:

1 – Segurança e Gerenciamento de Risco: Os funcionários assumem grandes riscos quando enviam dados para soluções em nuvem voltadas ao uso pessoal que não cumprem os requisitos de segurança e proteção de dados comumente prometidos. Ao pesquisar soluções para ambientes corporativos, coloque a segurança como prioridade máxima e programe apenas aquelas que oferecerem criptografia em nível corporativo. Ao fazer isso, a área de TI pode garantir o cuidado máximo quanto à segurança de dados e questões ligadas à governança, eliminando o risco de expor propriedade intelectual e aderir a padrões regulares de compliance.

2 – Armazenamento e Utilização de Rede: Confiar em anexos de e-mail, sistemas de gerenciamento de conteúdo, cópias ou dispositivos dos próprios usuários, em backups e em servidores de arquivos, leva ao armazenamento e utilização ineficiente da rede, graças à alta duplicação de arquivos e aos custos com gerenciamento de dados. Com os usuários gerando e compartilhando cada vez mais cópias de dados, exacerba-se a ineficiência em armazenamento da rede e passa-se a armazenar dados em dispositivos, aplicativos e nuvens não autorizados, tirando os dados da área controlada e da governança da TI da empresa. Ao implementar localmente uma solução de sync and share de arquivos,  você pode reduzir os custos operacionais ligados ao gerenciamento de dados e simplificar sua infraestrutura, o que permite custos e capacidades similares a soluçõesout-sourced, porém com maior controle e segurança

3 – DNA Corporativo: Ao avaliar soluções para resolver seus dilemas de sincronização e compartilhamento, busque aquelas desenvolvidas a partir do zero para o ambiente corporativo, e não aquelas que se utilizam de nuvens públicas ou voltadas ao uso pessoal para seus ambientes de armazenamento. A melhor abordagem é permitir a sincronização e o compartilhamento de arquivos de dentro do ambiente de TI da própria empresa, o que permite aos usuários acessarem dados e trabalharem em colaboração a partir de qualquer dispositivo, de qualquer local e a qualquer hora. Isso devolve o controle às mãos dos negócios, e garante que soluções de compartilhamento de arquivos sejam implementadas com total segurança e supervisão corporativa.

Dispositivos e tecnologias pessoais sempre serão populares. É vital que os negócios busquem soluções para a sincronização e para o compartilhamento de arquivos desenvolvidos especialmente para o ambiente corporativo, já que essas soluções estimulam o trabalho em equipe de forma criativa e contínua por meio do acesso seguro a conteúdo de forma verdadeiramente eficiente.

Ao manter esses pontos-chave em mente e ao compreender as necessidades, tanto dos negócios quanto de seus funcionários, desde o início, a TI pode escolher a solução certa para a sincronização e o compartilhamento de arquivos que garanta o melhor dos dois mundos em termos de funcionalidade e certeza de que as demandas do consumidor por serviços móveis sejam atendidas com a mais alta confiabilidade.

Fonte: Computerworld