Prepare seus empregados para o trabalho remoto

É importante oferecer meios de comunicação e estabelecer regras de como serão realizadas as atividades fora do escritório, recomendam especialistas

Grandes congestionamentos, alagamentos, greves nos transportes e outros problemas como carro quebrado ou responsabilidades familiares afetam os negócios e reduzem a produtividade, dizem os especialistas. Eles afirmam que as companhias precisam se preparar para que seus funcionários possam trabalhar remotamente, caso suas atividades permitam ser executadas fora do escritório, em situações de incidentes.

O trabalho remoto, segundo os especialistas, deve fazer parte dos planos de continuidade de negócios. Mesmo que não seja algo rotineiro.

No ano passado, o Yahoo estava nas manchetes por encerrar suas políticas de trabalho remoto, interessado em  “produtividade” e “responsabilidade”. Mas a companhia de internet não tem um plano para manter o negócio funcionando, se os trabalhadores não puderem ir para o escritório em caso de qualquer eventualidade, como uma tempestade ou um problema pessoal como uma doença na família.

Os especialistas fazem algumas recomendações de como preparar seus funcionários e sua empresa, caso eles tenham que trabalhar em casa. Veja a seguir:

Colaboração em qualquer lugar
A boa notícia é que a maioria das organizações tem tecnologias como as em nuvem que facilitam a capacidade dos funcionários de se conectar e colaborar praticamente qualquer lugar.

A chave para manter o negócio “como de costume”, quando o tempo ou outro evento imprevisto ocorrem, é permitir a comunicação e a colaboração onde quer que estejam. Eles podem se conectar com sua plataforma de negócios, diz Sven Denecken, vice-presidente de estratégia de nuvem da SAP.

Segundo ele, as soluções da SAP foram desenhadas para permitir não apenas disponibilidade, mas também para fazer com que as pessoas atravessam as barreiras de produtividade, independente do lugar onde estejam.

“Manter os funcionários trabalhando, deve ser o foco da estratégia global de negócios. Isso é muito mais importante do que a sua situação física”, afirma o executivo da SAP.

Se o foco estiver na colaboração e comunicação como regra dos negócios, Denecker acredita que problemas com clima ou outros eventos impactarão menos a companhia quando as pessoas não conseguirem ir ao escritório por esses fatores.

Pense além dos incidentes
Chris Duchesne, vice-presidente do site Care.com, complementa que há muitas tecnologias disponíveis atualmente no mercado que permitem o trabalho remoto.

O executivo menciona as ferramentas de comunicação unificadas, que permitem videoconferência e reuniões pela web, troca de mensagens instantâneas e colaboração. Mesmo a distância, as equipes podem participar de reuniões de trabalho, não importam onde estejam fisicamente.

Segundo Duchesne, estas ferramentas podem ajudar os empregados a desenvolverem suas atividades remotamente, sem atrapalhar os negócios, oferecendo flexibilidade e aumento de produtividade.

Entre os exemplos, ele cita o trabalho de profissionais de TI que podem avaliar, diagnosticar e resolver problemas de desempenho ou acidentes durante o fim de semana, sem ter que estarem fisicamente no escritório.

A infraestrutura de TI é um dos componentes chave dos planos de continuidade dos negócios quando os empregados trabalham remotamente. É necessário ter servidores adicionais e soluções em nuvem para que possam ser acessados com segurança de qualquer lugar.

De acordo com o gerente do site Care.com, dispor de sistemas e tecnologia que permitem que trabalho remoto seja saudável para ambos, empregados e os negócios. “Pode ser um poderoso diferencial competitivo”, diz ele.

Se os funcionários estiverem prontos para trabalhar com segurança de suas próprias casas, a empresa não vai sofrer com incidentes como os climáticos e congestionamentos, entre outros. Além disso, ele acredita que esse modelo aumenta a taxa de retenção dos empregados, que trabalham mais felizes.

“Mostrar aos empregados que você confia neles e acredita que vão realizar o trabalho remoto com responsabilidade, aumenta a fidelidade com a companhia”, diz Duchesne.

A mudança é boa também para os clientes. Interromper negócios por ausência dos funcionários no escritório gera impacto negativo nas vendas e reputação da empresa.

“Permitir que os funcionários trabalhem em casa, significa que eles podem cumprir compromissos e os clientes terem suas necessidades atendidas. É uma oportunidade para se diferenciar e aumentar a fidelidade”, afirma Duchesne.

Políticas claras
A forma de implementar políticas de trabalho a distância é tão importante quando a infraestrutura oferecida.

Para garantir que as suas políticas de trabalho remoto sejam eficazes, sua empresa deve comunicá-las claramente aos funcionários. É recomendável que a companhia apresente um plano com antecedência para que todos saibam como operar a distância.

Certifique-se de que todos sabem utilizar as ferramentas de comunicação e se possível ofereça um treinamento sobre os sistemas de conectividade.

Também é importante definir as diretrizes e expectativas para que os empregados que trabalham de casa. Isso pode incluir o espaço físico e sua preparação adequada.

Os funcionários devem ter um lugar tranquilo em sua residência para trabalhar livre de distrações e interrupções, o que é importante não só para a produtividade, mas também para garantir que a empresa está bem representada por funcionários trabalhar em casa.

“Os cães não devem ficar latindo durante uma teleconferência com os clientes. As formas de comunicação devem ser fixadas. Eles têm que saber quais ferramentas e tecnologias devem usar”, recomenda o especialista.

“Deve haver um entendimento comum sobre o acesso e disponibilidade. Trabalhar remotamente não significa que as pessoas trabalham menos, mas trabalhar a partir de um local diferente. O trabalho remoto deve aumentar o desempenho, não ser um obstáculo”, acrescentou Duchesne.

Às vezes, faz sentido para alguns funcionários trabalharem de casa, mas para outros não. Mas isso depende dos critérios estabelecidos. A empresa tem que dar aos gestores o poder de avaliar caso a caso. Eles devem verificar o que é mais apropriado com base na situação individual de cada empregado.

É importante considerar onde vivem e qual o caminho deve fazer. “Também pode ser útil fornecer planos e serviços de contingência, mesmo nos casos em que não tenham a opção de trabalhar em casa”, conclui Duchesne.

Alguns pontos fundamentais
Com a finalidade de obter o máximo rendimento dos empregados que trabalham como home office, é necessário estabelecer uma comunicação clara e tomar medidas adicionais para promover a confiança e os processos de avaliação para garantir que todos estejam realizando seus trabalhos. Estejam seus empregados em outros escritórios, trabalhando em casa ou divididos entre os dois, existem cinco pontos fundamentais a serem considerados para manter o bom funcionamento da equipe:

1. Reunir os profissionais adequados e formar uma equipe forte, que possa trabalhar bem e ser gerenciada à distância;

2. Encontrar ferramentas que se ajustem tanto ao trabalho como para as pessoas que as utilizam;

3. Dominar a arte da comunicação, para manter o contato com seus colaboradores de forma significativa;

4. Criar um sentido de pertinência e estabelecer relações sólidas para impulsar a motivação, colaboração e produtividade;

5. Trabalhar por resultados, focando na qualidade do trabalho dos seus empregados, e não na maneira que eles trabalham.

Estima-se que, para 2015, 37,2% dos empregados no mundo todo serão trabalhadores remotos, enquanto hoje esse número representa 20%. O jornal New York Times publicou uma pesquisa que aponta que 39% dos empregados full time estariam dispostos a trocar 10% do seu salário para ter um trabalho mais flexível.

Confira abaixo 12 práticas que julgamos consistentes para ajudar na adoção do trabalho remoto.

1. Trabalho remoto não serve para todos
Entenda que nem todos estão preparados para o trabalho remoto e algumas funções não são compatíveis com o modelo. Tudo depende da sua empresa, da cultura corporativa ou até do tipo de trabalho realizado. Fazer uma avaliação honesta da missão da sua organização, dos diversos times e departamentos, funcionários e papéis é o primeiro passo. Os próprios funcionários podem oferecer ideias valiosas de como eles, e suas atividades, podem fazer parte do processo.

2. Apenas cancele trabalho remoto por questões de trabalho
Se você precisar negar o trabalho remoto, tenha certeza de fazer de forma articulada e com raízes em justificativas claras de negócios. Escolhas pessoais não podem ser motivo para negar a opção para pessoas ou equipes.

3. Estabeleça metas claras
As vantagens do trabalho remoto estão muito bem documentadas – aumento de produtividade, satisfação dos funcionários, menos tempo gasto de transporte, acesso facilitado a clientes e serviços, redução da pegada de carbono e redução das despesas com escritório. Mas você precisa ter bem claro o que quer ao implementar o programa remoto e como ele vai beneficiar sua empresa. Isso ajuda a desenvolver métricas e critérios de avaliação para determinar se está tendo sucesso ou se precisa melhorar.

4. Comece com um programa-piloto
Mudar para um modelo remoto é um grande passo. Experimente a água antes de mergulhar de cabeça. Criar um programa-piloto de menores proporções vai ajudar a otimizar os recursos necessários e avaliar se tudo o que precisa ser definido está mesmo no lugar. Coisas como hardware, software para acesso remoto e treinamento dos funcionários, por exemplo.

5. Crie políticas consistentes de trabalho remoto
As políticas precisam incluir inputs do RH, departamento jurídico e até mesmo de sindicatos, se necessário. Certifique-se de que elas espelham as responsabilidades de empregados e empregadores; endereçam todas as expectativas e incluem um check-list de equipamentos e recursos necessários para garantir que o trabalho remoto possa ser feito (acesso a internet, equipamento, software de segurança, dispositivos móveis etc.). Qualquer funcionário que venha a requisitar trabalho remoto deveria entender e concordar com os termos e com as ações disciplinares no caso de falhar com as obrigações.

6. Dê treinamento
Educação e treinamento são fatores importantes de sucesso em um programa de trabalho remoto. Podem ser meramente técnicos (como usar dispositivos e tecnologias de acesso remoto seguro) ou endereçar práticas de trabalho em grupo para garantir a colaboração entre equipes que estão em locais diferentes. Podem ainda abranger práticas de segurança e ergonomia em casa; ou também repassar questões pertinentes a recursos humanos, como feedback e solução de conflitos.

7. Estabeleça práticas de relacionamento entre equipes
Definir regras de como a equipe do escritório vai interagir com equipes remotas pode garantir uma transição tranquila e ajudar a resolver eventuais crises entre quem pode e quem não pode trabalhar remoto. Garanta, especialmente, que a carga de trabalho de quem está remoto é equivalente à carga de trabalho de quem está no escritório, de forma que o senso de justiça e igualdade prevaleça.

8. Encoraje os empregados a separar vida pessoal e vida profissional
Para montar um home office é preciso que o funcionário tenha em casa um local no qual possa trabalhar com a porta fechada e longe dos olhos da família. Essa é uma prática essencial. Também assegure-se que todos os funcionários entendem claramente que o trabalho remoto dá flexibilidade mas que não pode ser usado para atender problemas domésticos como falta de babá para os filhos ou cuidados a familiares idosos.

9. Reformule processos de avaliação de performance
Um dos grandes desafios de programas remotos é a falta de interação diária, a conversa cara a cara e o feedback. Avaliar o engajamento do funcionário no trabalho pode tornar-se um desafio. As companhias geralmente precisam criar um novo conjunto de métricas de performance para avaliar funcionários remotos.

10. Contato direto é fundamental
É importante manter contato humano com os funcionários remotos. Nem sempre é possível planejar uma reunião periódica que reúna todos os funcionários remotos ou não, por isso é preciso definir momentos em que essa reunião aconteça – treinamento, eventos internos, conferências também podem contribuir.

11. Checar ativamente o funcionário é essencial
Mesmo que seja apenas por telefone ou videochamada, assegure uma rotina de contato ao menos semanal com cada um dos membros da equipe para garantir motivação e engajamento.

 12. Resolva os problemas tão logo apareçam
É literalmente impossível que qualquer iniciativa de negócios funcione sem crises ou problemas e um programa de trabalho remoto não é exceção. Lide com crises imediatamente. Funcionários remotos tendem a imaginar problemas maiores que eles realmente são ou eventualmente não ver os problemas pelo mesmo motivo: estão longe do escritório e perdem boa parte do movimento interno e das conversas de corredor.

Fonte: Sharon Florentine/CIO México em 14 de fevereiro de 2014 às 10h54